Секрет настоящей продуктивности заключается не только в том,
чтобы чем-то заниматься, но и в том, чтобы от чего-то отказываться. Порой
игнорировать сотни уведомлений, просьб и прочих отвлекающих вещей бывает
труднее, чем просто что-то делать. Именно поэтому ваша продуктивность сильно
зависит от умения отказывать.
Вот несколько советов о том, как правильно отказываться от
ненужного.
1. Составьте список вещей, от которых вы хотите
отказаться
Все мы в теории понимаем, как надо отказываться,
вот только вы не сможете делать это постоянно, если у вас нет плана. Сначала
вам надо определить, что сильнее всего мешает вашей продуктивности, и записать
все эти вещи. Джим Коллинз, автор бестселлеров о бизнесе, в начале каждого года составляет список вещей, от которых хочет
отказаться.
Включите в этот список все, от чего вы хотите отказаться в новом
году. Вот несколько примеров:
- Перестать назначать встречи на утро.
- Прекратить реагировать на письма от незнакомцев как на что-то срочное.
- Не читать новости на работе.
Но не делайте список слишком длинным — в нем должно быть лишь
несколько важных вещей, от которых вы действительно хотите отказаться. Лучше
составить короткий список из простых и общих идей, чем расписывать все детально
на несколько страниц.
2. Заранее составляйте список дел на завтра
Лучший способ не отвлекаться — сразу же приступить к делу.
Именно поэтому в конце рабочего дня полезно составить список дел на завтра.
Когда вы просыпаетесь и четко понимаете, что вам предстоит
сегодня сделать, вы чувствуете себя расслабленно и продуктивно. Более того, вам
будет проще решить, от чего стоит отказаться и какие просьбы можно отклонить —
ведь у вас уже все распланировано. Если вы не составите заранее план, значит вы
позволите желаниям других людей диктовать распорядок дня.
Гораздо проще отказаться от ненужных новых пунктов в списке
задач, если вы четко осознаете, что вы планируете сегодня сделать и зачем.
3. Проверяйте почту только в выбранное время
Если вы постоянно реагируете на уведомления и просматриваете
кучу непрочитанных сообщений, то вы пользуетесь почтой неправильно.
Чтобы использовать электронную почту продуктивно, лучше каждый
день выделять на ее проверку определенные отрезки времени. Откажитесь от
отвлекающих уведомлений. Люди, действующие по такой тактике, значительно
счастливее и испытывают меньше стресса на работе.
Вот как применить этот совет на деле:
- Каждый день выделяйте на проверку почты 2-3 «окна» по 30-45 минут. В это время вы должны сосредоточиться только на письмах.
- Отключите все уведомления. Поставьте специальное приложение, которое сообщает о новых письмах только тогда, когда вы этого хотите.
4. Приучите окружающих к тому, что вы можете им
отказать
Неважно, идет ли речь об электронной переписке или
личном общении — вы не обязаны соглашаться выполнять каждую просьбу
собеседника. Если вы будете постоянно говорить «да», другие быстро начнут
этим пользоваться.
Особенно часто мы соглашаемся сходить на интервью, встретиться
за чашкой кофе, выступить на конференции или провести питч продукта. Но в
большинстве случаев нас просят о таком, только чтобы прощупать почву для
дальнейших действий. Да, вашему согласию будут рады, но никому нет дела до
вашего времени.
Так что не стоит думать, что все надеются на ваше
согласие. Лучше приучите себя к мысли, что окружающие вряд ли рассчитывают на
то, что вы ответите «да». Так вы начнете проще относиться к
настойчивым письмам и телефонным звонкам и будете спокойнее рассматривать чужие
предложения.
Как только вы поймете, что не только согласие, но и отказ
открывает перед вами разные возможности, вам станет легче вежливо отклонять
просьбы, которые не совпадают с вашими приоритетами.
5. Вместо «Я не могу этого сделать» говорите «Я этим не занимаюсь»
Вот еще один способ сосредоточиться на делах —
начните говорить иначе. Язык обладает большой силой, поэтому то, как именно вы
говорите «нет»,
влияет на мнение людей о вас. Еще в
2012 году исследователи выяснили, что людям гораздо проще придерживаться своих
планов, когда они говорят не «я не могу», а «я
этим не занимаюсь».
Так что, вместо того чтобы ответить «я не могу назначить встречу раньше 11 часов», скажите «я не назначаю встречи раньше 11».
Когда вы говорите «я не могу», вы как будто
намекаете на свою слабость и некомпетентность — собеседнику кажется, что вы бы
хотели выполнить просьбу, но просто физически этого не можете. Если же вы
говорите «я этим не занимаюсь», то вы показываете свою силу, твердость
характера и власть над ситуацией.
Не сомневайтесь: чтобы сохранить продуктивность и
не растрачивать впустую внимание, вам понадобится уверенность в своих
намерениях. И как только вы решитесь поработать над собой, не забывайте всегда
говорить «да» самосовершенствованию.
